AGB

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") gelten für sämtliche über die Plattform HotReach® geschlossenen Verträge zwischen der PL Core GmbH, Römerstraße 102, 69115 Heidelberg, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Philipp Längle, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 755445 (nachfolgend "Anbieter", "wir" oder "HotReach") und den Nutzern der Plattform (nachfolgend "Kunde" oder "Sie").

1.2 HotReach ist eine KI-basierte Telefonie-Plattform, die sowohl für geschäftliche als auch private Zwecke genutzt werden kann. Die Nutzung der Plattform setzt ein Mindestalter von 16 Jahren voraus. Minderjährige zwischen 16 und 18 Jahren benötigen die Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertreter.

1.3 Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung dieser AGB. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

1.4 Die Plattform steht grundsätzlich international zur Verfügung. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, dass die Nutzung der Plattform den jeweils geltenden lokalen Rechtsvorschriften seines Landes entspricht, insbesondere im Bereich des Telekommunikations- und Datenschutzrechts.

1.5 Ein Kundenkonto kann innerhalb einer Organisation von mehreren autorisierten Personen genutzt werden. Der Kontoinhaber haftet für alle Aktivitäten, die unter seinem Account durchgeführt werden, und ist verpflichtet, die Zugangsdaten vertraulich zu behandeln.

1.6 Verbraucher im Sinne des § 13 BGB haben ein 14-tägiges Widerrufsrecht gemäß der separaten Widerrufsbelehrung unter www.hotreach.ai/widerruf. Unternehmer im Sinne des § 14 BGB haben kein Widerrufsrecht.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

2.1 HotReach ist eine cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS) Plattform für KI-gesteuerte B2B-Telefonie. Die Plattform wird über die Website www.hotreach.ai sowie über mobile und Desktop-Anwendungen bereitgestellt. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht.

2.2 Der Leistungsumfang umfasst folgende Kernfunktionen:

• Erstellung und Verwaltung von KI-Telefonieagenten für ein- und ausgehende Anrufe

• Hinterlegung einer individuellen Wissensdatenbank zur Kontextualisierung der Gespräche

• Lead-Management-System zur Verwaltung von Kontakten

• Call-Scheduling zur zeitgesteuerten Durchführung von Anrufen

• Import von Kontaktdaten via CSV-Upload oder manueller Eingabe

• REST-API-Schnittstelle zur Integration in bestehende Systeme

• Automatische Gesprächstranskription und -aufzeichnung

• Echtzeit-Dashboard zur Überwachung der Anrufaktivitäten

2.3 Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarifmodell gemäß § 3. Neue Funktionen und Updates werden automatisch und ohne zusätzliche Kosten in alle Tarife integriert, sofern nicht ausdrücklich als kostenpflichtige Zusatzleistung gekennzeichnet. Der API-Zugang steht in allen Tarifen zur Verfügung.

2.4 Nach vollständigem Verbrauch des jeweiligen Minutenkontingents können keine weiteren Anrufe getätigt werden. Im Free-Plan ist eine Aufstockung des Kontingents nicht möglich. In den kostenpflichtigen Tarifen werden zusätzliche Minuten gemäß den in § 3 genannten Konditionen abgerechnet.

2.5 Die Nutzung der REST-API unterliegt angemessenen technischen Beschränkungen zur Sicherstellung der Systemstabilität für alle Nutzer. Der Anbieter implementiert dynamische Rate-Limits, die sich an der aktuellen Systemauslastung orientieren. Bei übermäßiger API-Nutzung, die die Systemperformance beeinträchtigt, behält sich der Anbieter vor, nach vorheriger Benachrichtigung temporäre Nutzungsbeschränkungen einzuführen oder mit dem Kunden eine individuelle Vereinbarung zu treffen.

2.6 Nicht Bestandteil des Leistungsumfangs sind, sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart:

• Individuelle Programmierungen oder Anpassungen der Plattform

• Schulungen, Workshops oder Beratungsleistungen vor Ort

• Rechtliche Beratung zur Compliance im Telekommunikationsbereich

• Erstellung von Gesprächsskripten oder Vertriebsstrategien

• Technischer Support für Drittanbieter-Integrationen über die dokumentierte API hinaus

2.7 Bei der Nutzung der Plattform für automatisierte Anrufe agiert der Anbieter ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung und der Kontaktaufnahmen liegt vollständig beim Kunden. Einzelheiten regelt die separat abzuschließende Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

2.8 Der Anbieter ist berechtigt, zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer einzusetzen. Die aktuell eingesetzten Unterauftragnehmer sind in der Datenschutzerklärung unter https://www.hotreach.ai/datenschutz aufgeführt.

§ 3 Vertragsmodelle und Preise

3.1 HotReach bietet drei Tarifmodelle mit wahlweise monatlicher oder jährlicher Zahlungsweise an. Bei jährlicher Vorauszahlung wird ein Rabatt von 15% auf die Grundgebühr gewährt. Die Minutenpreise bleiben von diesem Rabatt unberührt.

3.2 Free-Plan: Dieser Tarif steht kostenlos zur Verfügung und umfasst ein einmaliges Kontingent von 30 Minuten sowie die Möglichkeit, einen KI-Agenten zu erstellen und zu konfigurieren. Eine Erweiterung des Minutenkontingents oder die Buchung zusätzlicher Minuten ist in diesem Tarif nicht möglich. Nach Verbrauch des Kontingents werden keine weiteren Anrufe ausgeführt.

3.3 Starter-Plan: Für 199,00 EUR netto monatlich (bzw. 169,15 EUR netto monatlich bei Jahreszahlung) erhält der Kunde ein Inklusivkontingent von 250 Minuten pro Monat und kann bis zu 5 KI-Agenten erstellen. Zusätzliche Minuten werden automatisch mit 0,49 EUR netto pro Minute berechnet.

3.4 Pro-Plan: Für 549,00 EUR netto monatlich (bzw. 466,65 EUR netto monatlich bei Jahreszahlung) erhält der Kunde ein Inklusivkontingent von 1.000 Minuten pro Monat und kann eine unbegrenzte Anzahl von KI-Agenten erstellen. Zusätzliche Minuten werden automatisch mit 0,29 EUR netto pro Minute berechnet.

3.5 Die Minutenkontingente werden zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums vollständig erneuert. Bei monatlicher Zahlung erfolgt die Erneuerung monatlich, bei jährlicher Zahlung ebenfalls monatlich. Das bedeutet, dass Kunden unabhängig von der gewählten Zahlungsweise jeden Monat ihr volles Minutenkontingent gemäß ihrem gebuchten Tarif erhalten.

3.6 Ein KI-Agent im Sinne dieser AGB ist eine individuell konfigurierbare Telefonieinstanz mit eigenem Gesprächsskript (Prompt), Begrüßungstext, Stimmprofil, zugewiesener Telefonnummer und spezifischen Einstellungen. Jeder Agent kann mit individuellen Parametern für Anrufzeiten, Wiederholungsintervalle, Kalenderintegration zur Terminbuchung sowie Aussprache- und Verhaltenseinstellungen versehen werden.

3.7 Die Abrechnung der Gesprächsminuten erfolgt aufgerundet auf volle Minuten. Jede angefangene Minute wird als volle Minute berechnet. Dies gilt sowohl für eingehende als auch ausgehende Anrufe. Erfolglose Anrufversuche, bei denen keine Verbindung zustande kommt, werden nicht berechnet.

3.8 Nicht verbrauchte Inklusivminuten verfallen zum Ende des jeweiligen Monatszeitraums und werden nicht in den Folgemonat übertragen. Eine Auszahlung oder Verrechnung nicht genutzter Minuten ist ausgeschlossen.

3.9 Zusätzliche Minuten über das Inklusivkontingent hinaus werden automatisch bereitgestellt und am Ende des Abrechnungszeitraums abgerechnet.

3.10 Alle genannten Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer. Für Kunden aus anderen EU-Ländern mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfolgt die Abrechnung unter Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens.

3.11 Der Anbieter behält sich das Recht vor, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum Monatsende anzupassen. Preiserhöhungen werden dem Kunden in Textform mitgeteilt. Bei Preiserhöhungen von mehr als 5% steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zu, das innerhalb von vier Wochen nach Erhalt der Änderungsmitteilung ausgeübt werden kann.

§ 4 Testphase

4.1 Neukunden erhalten bei erstmaliger Registrierung eine einmalige, kostenlose Testphase von 14 Kalendertagen mit einem Kontingent von 30 Freiminuten. Die Testphase beginnt unmittelbar mit Abschluss der Registrierung und endet automatisch nach 14 Tagen. Eine Hinterlegung von Zahlungsinformationen ist für die Testphase nicht erforderlich.

4.2 Während der Testphase stehen dem Kunden sämtliche Funktionen der Plattform uneingeschränkt zur Verfügung. Die Nutzung ist ausschließlich durch das Minutenkontingent von 30 Minuten limitiert. Der Kunde kann einen vollständig konfigurierten KI-Agenten erstellen und alle Plattformfunktionen testen.

4.3 Die Testphase steht ausschließlich Neukunden zur Verfügung, die sich erstmals bei HotReach registrieren. Pro Unternehmen oder Unternehmensgruppe ist nur eine Testphase zulässig, unabhängig von der Anzahl der Registrierungen mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen oder Nutzerdaten. Der Anbieter behält sich vor, bei dringendem Verdacht auf missbräuchliche Mehrfachnutzung der Testphase entsprechende Accounts zu sperren.

4.4 Während der Testphase wird dem Kunden eine kostenlose US-amerikanische oder kanadische Telefonnummer aus dem verfügbaren Nummernpool des Anbieters zur Verfügung gestellt. Die Zuweisung erfolgt automatisch bei Erstellung des ersten Agenten. Ein Anspruch auf eine bestimmte Nummer oder Vorwahl besteht nicht.

4.5 Nach Ablauf der Testphase ohne Buchung eines kostenpflichtigen Plans werden alle KI-Agenten automatisch deaktiviert und es können keine weiteren Anrufe getätigt oder empfangen werden. Der Workspace bleibt gesperrt, bis der Kunde einen kostenpflichtigen Plan auswählt. Alle während der Testphase erstellten Konfigurationen, Einstellungen und Daten bleiben dauerhaft gespeichert und werden bei späterer Buchung eines Plans reaktiviert.

4.6 Die während der Testphase zugewiesene Telefonnummer wird bei Nichtbuchung eines kostenpflichtigen Plans innerhalb von 48 Stunden nach Ende der Testphase automatisch in den Nummernpool zurückgegeben und steht anderen Nutzern zur Verfügung. Ein Anspruch auf spätere Wiedererlangung derselben Nummer besteht nicht.

4.7 Der Kunde kann jederzeit während der laufenden Testphase in einen kostenpflichtigen Plan wechseln. Mit der Buchung endet die Testphase sofort und der gebuchte Tarif wird aktiviert. Die zugewiesene Testnummer bleibt in diesem Fall erhalten und wird dem Kundenaccount dauerhaft zugeordnet. Nicht verbrauchte Testminuten verfallen ersatzlos.

4.8 Eine Verlängerung oder Erneuerung der Testphase ist ausgeschlossen. Ehemalige Kunden, deren Vertrag beendet wurde, haben keinen erneuten Anspruch auf eine Testphase bei Neuregistrierung.

§ 5 Telefonnummern und Verbindungsdienste

5.1 Für die Nutzung der Plattform ist die Zuweisung mindestens einer Telefonnummer erforderlich. Der Kunde kann zwischen verschiedenen Optionen wählen: eine kostenfreie US/kanadische Nummer für die erste Nummer, zusätzliche Nummern verschiedener Länder gegen Gebühr, eigene Nummern via Twilio-Integration oder Nummern mit spezieller Registrierung auf das Kundenunternehmen.

5.2 Kunden mit aktiver Testphase oder einem gebuchten Tarif erhalten auf Anfrage eine erste US-amerikanische oder kanadische Telefonnummer kostenfrei aus dem verfügbaren Nummernpool des Anbieters. Die Zuweisung erfolgt vorbehaltlich der Verfügbarkeit. Ein Anspruch auf eine bestimmte Nummer oder Vorwahl besteht nicht. Jede weitere Telefonnummer kostet unabhängig vom Land 5,00 EUR netto monatlich.

5.3 Der Kunde kann eigene Telefonnummern über eine Twilio-Integration einbinden. Die Einrichtung erfolgt über die Plattformoberfläche durch Eingabe der Twilio-Zugangsdaten. Sämtliche Kosten, die durch Twilio entstehen, trägt der Kunde direkt. HotReach erhebt keine zusätzlichen Gebühren für die Integration. Die technische Verfügbarkeit der Twilio-Integration wird von HotReach nicht garantiert.

5.4 Telefonnummern, die eine Registrierung auf das Kundenunternehmen erfordern (insbesondere deutsche Nummern), werden auf gesonderte Anfrage bereitgestellt und kosten 5,00 EUR netto monatlich pro Nummer. Die Bereitstellung setzt die Vorlage folgender Dokumente voraus: aktueller Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung, wobei das Dokument nicht älter als 3 Monate sein darf, sowie eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses des Geschäftsführers oder Vertretungsberechtigten. Der Anbieter behält sich vor, je nach Land und regulatorischen Anforderungen weitere Dokumente anzufordern.

5.5 Die Bereitstellung von Telefonnummern mit Registrierungserfordernis erfolgt innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang aller erforderlichen Unterlagen. Der Anbieter behält sich vor, die Bereitstellung ohne Angabe von Gründen abzulehnen, insbesondere bei unvollständigen Unterlagen oder Zweifeln an der Legitimation. Ein Kunde kann beliebig viele Nummern buchen, soweit die regulatorischen Anforderungen erfüllt sind.

5.6 Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses wird die kostenfreie erste US-amerikanische oder kanadische Nummer unmittelbar in den Nummernpool zurückgegeben. Alle kostenpflichtig gebuchten Nummern bleiben für 30 Kalendertage nach Vertragsende reserviert. Während dieser Frist kann der Kunde entweder den Vertrag reaktivieren oder die Portierung zu einem anderen Anbieter beantragen. Nach Ablauf der Frist ohne Reaktivierung oder Portierungsantrag fallen die kostenpflichtigen Nummern an HotReach zurück. Bei Nummern, die auf das Kundenunternehmen registriert sind, wird die Registrierung nach Ablauf der Frist aufgehoben.

5.7 Die bereitgestellten Telefonnummern dürfen ausschließlich für die automatisierte KI-Telefonie über die HotReach-Plattform verwendet werden. Eine anderweitige Nutzung, Weitergabe oder Untervermietung der Nummern ist untersagt.

§ 6 Vertragsschluss und Vertragslaufzeit

6.1 Die Darstellung der Leistungspakete auf der Website www.hotreach.ai stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung an den Kunden zur Abgabe eines Angebots. Der Kunde gibt durch Auswahl eines Tarifs und Abschluss des Bestellvorgangs über das Stripe-Checkout-System ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Vertrags ab.

6.2 Der Vertragsschluss erfolgt durch die Bestätigung der Zahlung im Stripe-Checkout-System. Mit erfolgreicher Zahlungsautorisierung kommt der Vertrag zustande. Der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung per E-Mail an die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse. Die Vertragslaufzeit beginnt unmittelbar mit Vertragsschluss.

6.3 Die Mindestvertragslaufzeit beträgt bei monatlicher Zahlungsweise einen Monat, bei jährlicher Zahlungsweise zwölf Monate. Der Vertrag verlängert sich automatisch um die jeweilige Mindestvertragslaufzeit, sofern er nicht fristgerecht gemäß § 8 dieser AGB gekündigt wird.

6.4 Ein Wechsel zwischen den Tarifmodellen ist jederzeit über die Accountverwaltung möglich. Bei einem Upgrade auf einen höherwertigen Tarif erfolgt die Aktivierung sofort. Die Preisdifferenz wird anteilig für den laufenden Abrechnungszeitraum berechnet und dem Kunden in Rechnung gestellt. Bei einem Downgrade auf einen niedrigeren Tarif wird dieser erst zum Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums wirksam. Der Kunde behält bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums die Leistungen des höheren Tarifs.

6.5 Bei Kunden mit jährlicher Zahlungsweise erfolgt bei einem Tarifwechsel während der Laufzeit eine anteilige Verrechnung. Bei einem Upgrade wird die Differenz zwischen den Jahresgebühren für die verbleibende Laufzeit berechnet und sofort fällig. Ein Downgrade während der jährlichen Laufzeit wird erst zum nächsten Verlängerungszeitpunkt wirksam.

6.6 Die Vertragssprache ist Deutsch. Sämtliche Vertragsdokumente, Rechnungen und die Kommunikation zwischen den Vertragsparteien erfolgen in deutscher Sprache. Vertragsschlüsse in anderen Sprachen sind nicht möglich.

6.7 Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung und während der gesamten Vertragslaufzeit vollständige und wahrheitsgemäße Angaben zu machen. Änderungen der Kontakt- oder Firmendaten sind dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen. Bei falschen oder unvollständigen Angaben ist der Anbieter zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

§ 7 Zahlungsbedingungen

7.1 Die Zahlung der Grundgebühren erfolgt im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum. Bei monatlicher Zahlungsweise wird die Gebühr monatlich, bei jährlicher Zahlungsweise jährlich im Voraus eingezogen. Die erste Zahlung wird unmittelbar nach Vertragsschluss fällig.

7.2 Zusätzliche Minuten, die über das im jeweiligen Tarif enthaltene Monatskontingent hinausgehen, werden grundsätzlich monatlich nachträglich abgerechnet. Dies gilt auch bei Kunden mit jährlicher Zahlungsweise. Die Abrechnung der Zusatzminuten erfolgt jeweils zum Ende eines Kalendermonats für den abgelaufenen Monat. Die Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung fällig.

7.3 Die Zahlung erfolgt ausschließlich per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte über den Zahlungsdienstleister Stripe. Der Kunde ermächtigt den Anbieter durch Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats oder Hinterlegung seiner Kreditkartendaten, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses anfallenden Gebühren einzuziehen.

7.4 Gebühren für zusätzliche Telefonnummern gemäß § 5 werden gemeinsam mit der monatlichen Grundgebühr oder bei jährlicher Zahlungsweise monatlich im Voraus abgerechnet.

7.5 Sämtliche Rechnungen werden dem Kunden ausschließlich in elektronischer Form per E-Mail an die im Account hinterlegte E-Mail-Adresse zugestellt. Der Kunde ist verpflichtet, die Abrufbarkeit dieser E-Mail-Adresse sicherzustellen.

7.6 Gerät der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, werden Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank berechnet. Zusätzlich wird eine Bearbeitungsgebühr von 15,00 EUR für jede Mahnung erhoben. Das Recht zur Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten.

7.7 Bei Rücklastschriften, die der Kunde zu vertreten hat, insbesondere bei mangelnder Deckung oder falschen Kontodaten, werden dem Kunden die anfallenden Bankgebühren sowie eine Bearbeitungsgebühr von 15,00 EUR in Rechnung gestellt.

7.8 Nach zweimaliger erfolgloser Abbuchung oder Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Plattform zu sperren. Die Sperrung wird erst nach vollständigem Ausgleich aller offenen Forderungen aufgehoben. Die Zahlungsverpflichtung des Kunden bleibt während der Sperrung bestehen.

7.9 Der Kunde kann gegen Forderungen des Anbieters nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Kunde nur ausüben, wenn sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

§ 8 Kündigungsfristen und Vertragsbeendigung

8.1 Die ordentliche Kündigung kann vom Kunden über die Account-Verwaltung in der Plattform oder per E-Mail an support@hotreach.ai erfolgen. Die Kündigung des Anbieters erfolgt in Textform an die im Account hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden.

8.2 Bei monatlicher Zahlungsweise kann der Vertrag von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden. Die Kündigung muss spätestens einen Monat vor dem gewünschten Vertragsende eingehen.

8.3 Bei jährlicher Zahlungsweise kann der Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Jahresperiode gekündigt werden. Die Kündigung muss spätestens einen Monat vor Ablauf der Vertragslaufzeit eingehen. Erfolgt keine fristgerechte Kündigung, verlängert sich der Vertrag automatisch um weitere zwölf Monate.

8.4 Nach Eingang der Kündigung erhält der Kunde eine Kündigungsbestätigung per E-Mail mit Angabe des konkreten Vertragsendes. Die Leistungen stehen bis zum bestätigten Vertragsende vollumfänglich zur Verfügung.

8.5 Eine Rückerstattung bereits gezahlter Gebühren bei vorzeitiger Kündigung erfolgt nicht. Dies gilt insbesondere für im Voraus gezahlte Jahresgebühren. Nicht genutzte Inklusivminuten verfallen mit Vertragsende ersatzlos.

8.6 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei:

• Durchführung von unerlaubter Telefonwerbung oder Spam-Anrufen

• Verstößen gegen das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG)

• Missbrauch der Plattform für rechtswidrige Zwecke

• Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen trotz zweimaliger Mahnung

• Falschen Angaben bei Vertragsschluss oder während der Vertragslaufzeit

• Wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen gegen diese AGB

• Umgehung technischer Schutzmaßnahmen oder Manipulation der Plattform

8.7 Ein wichtiger Grund zur außerordentlichen Kündigung liegt für den Kunden vor, wenn die in § 9 garantierte Verfügbarkeit in drei aufeinanderfolgenden Monaten unterschritten wird und der Anbieter nach schriftlicher Abmahnung mit angemessener Fristsetzung keine Abhilfe schafft.

8.8 Nach Vertragsbeendigung werden die Zugänge zur Plattform deaktiviert. Sämtliche Konfigurationen, Einstellungen und Daten des Kunden bleiben im System gespeichert, um eine mögliche spätere Wiederaufnahme der Geschäftsbeziehung zu erleichtern. Eine Reaktivierung eines gekündigten Accounts ist jedoch nur durch Abschluss eines neuen Vertrags möglich.

8.9 Der Kunde hat das Recht, innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsbeendigung einen Export seiner Daten in einem maschinenlesbaren Format (CSV oder JSON) anzufordern. Nach Ablauf dieser Frist besteht kein Anspruch mehr auf Datenexport. Auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden werden seine Daten vollständig gelöscht, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8.10 Der Anbieter behält sich vor, Daten nach Vertragsbeendigung gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und den Bestimmungen der Datenschutzerklärung zu speichern oder zu löschen.

§ 9 Verfügbarkeit und technische Unterbrechungen

9.1 Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der HotReach-Plattform von 98% im Jahresmittel. Die Verfügbarkeit wird berechnet als Quotient aus der tatsächlichen Verfügbarkeitszeit und der Gesamtzeit eines Kalenderjahres abzüglich der angekündigten Wartungszeiten gemäß Absatz 9.3.

9.2 Als nicht verfügbar gilt die Plattform, wenn der Kunde trotz bestehender Internetverbindung und funktionsfähiger eigener IT-Infrastruktur nicht auf die Kernfunktionen der Plattform zugreifen kann, insbesondere keine Anrufe tätigen oder empfangen kann. Teilausfälle einzelner Funktionen, die die grundsätzliche Nutzbarkeit nicht beeinträchtigen, gelten nicht als Nichtverfügbarkeit im Sinne dieser Vereinbarung.

9.3 Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden mindestens 48 Stunden im Voraus per E-Mail und über das Dashboard der Plattform angekündigt. Wartungsarbeiten werden vorrangig in Zeiten geringer Nutzung durchgeführt, typischerweise zwischen 2:00 und 6:00 Uhr MEZ. Geplante und ordnungsgemäß angekündigte Wartungsarbeiten werden nicht auf die Verfügbarkeitsgarantie angerechnet und berechtigen nicht zu Minderungs- oder Schadensersatzansprüchen.

9.4 Von der Verfügbarkeitsgarantie ausgenommen sind Störungen und Ausfälle, die nicht im Einflussbereich des Anbieters liegen. Dies umfasst insbesondere höhere Gewalt wie Naturkatastrophen, Krieg, Streik oder behördliche Anordnungen, Störungen der Internetverbindung des Kunden oder seiner lokalen IT-Infrastruktur, Ausfall oder Störungen bei Telekommunikationsanbietern oder anderen Drittdienstleistern, insbesondere Twilio, Retell AI oder OpenAI, DDoS-Attacken oder andere Cyberangriffe trotz marktüblicher Schutzmaßnahmen, sowie Störungen aufgrund unsachgemäßer Nutzung durch den Kunden oder unberechtigte Eingriffe Dritter in die Kundensysteme.

9.5 Bei Unterschreitung der garantierten Verfügbarkeit hat der Kunde Anspruch auf eine anteilige Minderung seiner monatlichen Grundgebühr. Für jedes volle Prozent unterhalb der garantierten 98% Verfügbarkeit wird eine Gutschrift in Höhe von 5% der monatlichen Grundgebühr gewährt, maximal jedoch 50% der monatlichen Grundgebühr. Die Gutschrift erfolgt auf schriftlichen Antrag des Kunden und wird mit der nächsten Rechnung verrechnet.

9.6 Notfallwartungen zur Abwehr von Sicherheitsrisiken oder zur Wiederherstellung der Systemstabilität können ohne vorherige Ankündigung durchgeführt werden. Der Anbieter wird den Kunden in solchen Fällen schnellstmöglich über Art und voraussichtliche Dauer der Unterbrechung informieren.

9.7 Der Anbieter ist berechtigt, die technische Infrastruktur und Funktionalitäten der Plattform weiterzuentwickeln und anzupassen. Änderungen, die die vertraglich vereinbarten Kernfunktionen nicht wesentlich beeinträchtigen, berechtigen den Kunden nicht zur Kündigung oder Minderung. Der Anbieter wird den Kunden über wesentliche Änderungen rechtzeitig informieren.

§ 10 Nutzungsbedingungen und Compliance

10.1 Die Nutzung der HotReach-Plattform ist ausschließlich für rechtmäßige geschäftliche Zwecke im Rahmen der geltenden Gesetze gestattet. Der Kunde verpflichtet sich, bei der Nutzung sämtliche einschlägigen Rechtsvorschriften einzuhalten, insbesondere das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), das Telekommunikationsgesetz (TKG), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und alle strafrechtlichen Bestimmungen.

10.2 Der Kunde ist verpflichtet sicherzustellen, dass für alle über die Plattform getätigten Anrufe eine wirksame Rechtsgrundlage vorliegt. Dies bedeutet insbesondere, dass bei Anrufen zu Werbezwecken gemäß § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Angerufenen vorliegen muss. Diese Einwilligungen sind vom Kunden zu dokumentieren und auf Verlangen des Anbieters oder zuständiger Behörden nachzuweisen.

10.3 Untersagt ist insbesondere die Nutzung der Plattform für Massenanrufe ohne vorherige Einwilligung der Angerufenen (Cold Calling), die Durchführung von Anrufen zu rechtswidrigen oder sittenwidrigen Zwecken, die systematische Belästigung oder Bedrohung von Personen, die Verbreitung von falschen Tatsachen oder Verleumdungen, die Durchführung von Anrufen außerhalb der gesetzlich zulässigen Zeiten gemäß § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG, die Verschleierung oder Unterdrückung der Rufnummer bei Werbeanrufen sowie jede Form der Täuschung über die Identität des Anrufers oder den Zweck des Anrufs.

10.4 Der Kunde verpflichtet sich, seine KI-Agenten so zu konfigurieren, dass diese sich zu Beginn jedes Gesprächs klar identifizieren, den geschäftlichen Zweck des Anrufs offenlegen und auf Verlangen Auskunft über das auftraggebende Unternehmen geben. Die automatisierte Natur des Anrufs muss auf Nachfrage offengelegt werden.

10.5 Der Kunde haftet für alle Schäden, die dem Anbieter durch rechtswidrige oder vertragswidrige Nutzung der Plattform entstehen. Dies umfasst insbesondere Bußgelder, Abmahnkosten, Gerichts- und Anwaltskosten sowie Schadensersatzforderungen Dritter. Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund der vom Kunden durchgeführten Anrufe gegen den Anbieter geltend gemacht werden.

10.6 Der Anbieter ist berechtigt, bei konkreten Anhaltspunkten für rechtswidrige Nutzung die über die Plattform geführten Gespräche stichprobenartig zu überprüfen und Aufzeichnungen an zuständige Behörden weiterzugeben. Der Kunde wird über solche Maßnahmen informiert, soweit dies rechtlich zulässig ist.

10.7 Die Manipulation oder Umgehung technischer Schutzmaßnahmen, Nutzungsbeschränkungen oder Abrechnungssysteme ist untersagt. Dies umfasst auch den Versuch, durch technische Mittel Zugriff auf Funktionen zu erlangen, die im gebuchten Tarif nicht enthalten sind.

10.8 Der Kunde ist für die Inhalte seiner KI-Agenten und deren Gesprächsführung vollumfänglich verantwortlich. Er hat sicherzustellen, dass die von ihm konfigurierten Prompts und Wissensdatenbanken keine rechtswidrigen, diskriminierenden, beleidigenden oder anderweitig unzulässigen Inhalte enthalten.

§ 11 Pflichten und Verantwortlichkeiten des Kunden

11.1 Der Kunde ist für die Sicherheit seiner Zugangsdaten verantwortlich. Er verpflichtet sich, sein Passwort geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben. Bei Verdacht auf unbefugte Nutzung oder Kenntniserlangung durch Dritte ist der Anbieter unverzüglich zu informieren. Der Kunde haftet für alle Aktivitäten, die unter Verwendung seiner Zugangsdaten erfolgen, es sei denn, er hat die unbefugte Nutzung nicht zu vertreten.

11.2 Der Kunde ist verpflichtet, seine bei der Registrierung angegebenen Daten, insbesondere Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse und Zahlungsinformationen, aktuell zu halten. Änderungen sind unverzüglich über die Account-Verwaltung oder per E-Mail an support@hotreach.ai mitzuteilen. Der Kunde trägt alle Nachteile und Kosten, die aus der Verletzung dieser Pflicht entstehen.

11.3 Der Kunde stellt sicher, dass die technischen Voraussetzungen für die Nutzung der Plattform erfüllt sind. Hierzu gehören insbesondere eine stabile Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite, ein aktueller Webbrowser sowie die Freigabe der für die Telefonie erforderlichen Ports und Protokolle in eventuell vorhandenen Firewalls. Der Anbieter übernimmt keine Gewährleistung für Störungen, die auf unzureichende technische Voraussetzungen beim Kunden zurückzuführen sind.

11.4 Bei auftretenden Störungen, die der Kunde dem Anbieter meldet, wirkt der Kunde im angemessenen Rahmen bei der Fehlersuche mit. Dies umfasst eine möglichst genaue Beschreibung des Problems und die Bereitstellung relevanter Informationen wie Fehlermeldungen oder Screenshots. Weitergehende Mitwirkungspflichten bestehen nicht.

11.5 Sofern der Kunde seinen Mitarbeitern oder beauftragten Dritten Zugang zur Plattform gewährt, ist er verpflichtet, diese über die geltenden Nutzungsbedingungen zu informieren und deren Einhaltung sicherzustellen. Der Kunde haftet für alle Handlungen seiner Mitarbeiter und beauftragten Dritten wie für eigene Handlungen.

11.6 Der Kunde ist verpflichtet, die über die Plattform erhobenen personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen zu verarbeiten. Er hat insbesondere sicherzustellen, dass angerufene Personen über die Datenverarbeitung informiert werden und die erforderlichen Einwilligungen vorliegen.

§ 12 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

12.1 Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung unter https://www.hotreach.ai/datenschutz.

12.2 Bei der Nutzung der HotReach-Plattform für automatisierte Anrufe agiert der Anbieter als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Die Einzelheiten werden in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) geregelt, die mit Akzeptanz dieser AGB automatisch mitakzeptiert wird und unter www.hotreach.ai/avv einsehbar ist. Verbraucher nutzen die Plattform typischerweise nicht in einer Weise, die eine AVV erfordert; für sie gelten die Bestimmungen der Datenschutzerklärung.

12.3 Der Anbieter informiert den Kunden über geplante Änderungen bei den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern mit einer Frist von mindestens 14 Tagen. Der Kunde hat das Recht, gegen die Änderung innerhalb dieser Frist Einspruch zu erheben. Bei berechtigtem Einspruch werden die Parteien eine einvernehmliche Lösung anstreben. Kann keine Einigung erzielt werden, steht beiden Parteien ein außerordentliches Kündigungsrecht zu.

12.4 Der Kunde verpflichtet sich, über die Plattform keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO zu verarbeiten oder verarbeiten zu lassen. Dies betrifft insbesondere Gesundheitsdaten, Daten zur ethnischen Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen oder Daten zum Sexualleben. Der Kunde hat seine KI-Agenten entsprechend zu konfigurieren.

12.5 Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Verpflichtungen gegenüber den angerufenen Personen, insbesondere für das Vorliegen einer gültigen Rechtsgrundlage und die Erfüllung der Informationspflichten.

§ 13 Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte

13.1 Der Anbieter ist und bleibt alleiniger Inhaber sämtlicher Rechte an der HotReach-Plattform. Dies umfasst die Software, deren Quellcode, die Benutzeroberfläche, das Design, die Marke HotReach® sowie alle damit verbundenen Schutzrechte. Dem Kunden wird für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht im Rahmen dieser AGB eingeräumt.

13.2 Der Kunde behält alle Rechte an den von ihm in die Plattform eingegebenen Inhalten. Dies betrifft insbesondere hochgeladene Wissensdatenbanken, erstellte Prompts, Gesprächsskripte, Kontaktdaten und sonstige Konfigurationen. Der Kunde räumt dem Anbieter für die Dauer des Vertragsverhältnisses die zur Leistungserbringung erforderlichen Nutzungsrechte an diesen Inhalten ein.

13.3 Die durch die KI-Agenten generierten Gesprächsinhalte und Transkriptionen stehen im Eigentum des Kunden. Der Anbieter erwirbt hieran keine Rechte, es sei denn, diese sind zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich.

13.4 Der Kunde garantiert, dass er über alle erforderlichen Rechte an den von ihm hochgeladenen oder eingegebenen Inhalten verfügt und diese keine Rechte Dritter verletzen. Er stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer Verletzung von Schutzrechten durch die vom Kunden bereitgestellten Inhalte geltend gemacht werden.

13.5 Soweit der Kunde dem Anbieter Verbesserungsvorschläge, Feedback oder Anregungen zur Plattform mitteilt, räumt er dem Anbieter hieran ein unentgeltliches, zeitlich und räumlich unbeschränktes Nutzungsrecht ein. Der Anbieter ist berechtigt, diese Vorschläge ohne Vergütungspflicht in die Weiterentwicklung der Plattform einfließen zu lassen.

13.6 Die Nutzung der Marke HotReach® oder anderer Kennzeichen des Anbieters durch den Kunden zu Referenz- oder Marketingzwecken bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters. Eine solche Nutzung ist nur bei ausdrücklicher, schriftlicher Genehmigung gestattet.

13.7 Nach Vertragsbeendigung erlöschen die dem Kunden eingeräumten Nutzungsrechte an der Plattform. Die Rechte des Kunden an seinen eigenen Inhalten bleiben unberührt.

§ 14 Haftung und Haftungsbeschränkungen

14.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen, sowie für Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit verursacht wurden. Dies gilt auch für gesetzliche Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

14.2 Bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter auch bei leichter Fahrlässigkeit. Die Haftung ist in diesem Fall auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Bei Kunden mit monatlicher Zahlungsweise ist die Haftung auf maximal das Dreifache der monatlichen Grundgebühr begrenzt. Bei Kunden mit jährlicher Zahlungsweise ist die Haftung auf 25% der jährlichen Grundgebühr begrenzt. Bei Nutzern des Free-Plans ist die Haftung auf den vertragstypischen Schaden eines kostenlosen Services begrenzt. Bei Verträgen mit Verbrauchern gelten die gesetzlichen Haftungsregelungen uneingeschränkt.

14.3 Die Haftung für mittelbare Schäden und Folgeschäden des Kunden, insbesondere entgangenen Gewinn, entgangene Geschäftschancen, Produktionsausfall oder Reputationsschäden, ist ausgeschlossen, soweit diese nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters beruhen.

14.4 Der Anbieter haftet nicht für Störungen oder Schäden, die auf höhere Gewalt, Handlungen Dritter, die nicht vom Anbieter beauftragt wurden, unsachgemäße Bedienung durch den Kunden, Verwendung der Plattform für nicht bestimmungsgemäße Zwecke, Störungen der Internetverbindung oder der technischen Infrastruktur des Kunden oder Ausfälle von Drittanbietern, insbesondere Telekommunikationsanbietern, zurückzuführen sind.

14.5 Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Rechtmäßigkeit der vom Kunden durchgeführten Anrufe oder der dabei übermittelten Informationen. Der Anbieter haftet insbesondere nicht für Verstöße des Kunden gegen das UWG, das TKG oder andere gesetzliche Vorschriften bei der Nutzung der Plattform.

14.6 Soweit der Anbieter Drittanbieter-Services integriert, insbesondere die Dienste von Twilio, Retell AI oder OpenAI, haftet der Anbieter nur für die sorgfältige Auswahl und Überwachung dieser Dienstleister, nicht jedoch für deren Leistungen selbst. Der Kunde wird auf die jeweiligen Nutzungsbedingungen dieser Drittanbieter verwiesen.

14.7 Der Kunde ist verpflichtet, angemessene Maßnahmen zur Schadensabwehr und Schadensminderung zu treffen. Dies umfasst insbesondere die regelmäßige Überprüfung der über die Plattform geführten Gespräche auf Rechtmäßigkeit sowie die unverzügliche Information des Anbieters bei erkannten Problemen.

14.8 Schadensersatzansprüche des Kunden verjähren nach den gesetzlichen Vorschriften, spätestens jedoch nach zwei Jahren ab Kenntnis des Schadens und der Person des Schädigers.

14.9 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei ausdrücklich übernommenen Garantien.

§ 15 Support und Gewährleistung

15.1 Der Anbieter stellt technischen Support für die Plattform per E-Mail unter support@hotreach.ai zur Verfügung. Anfragen werden werktags (Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Baden-Württemberg) während der Geschäftszeiten von 9:00 bis 17:00 Uhr MEZ bearbeitet.

15.2 Der Anbieter strebt an, auf Support-Anfragen innerhalb von zwei Werktagen zu reagieren. Diese Reaktionszeit stellt jedoch keine verbindliche Zusage dar. Bei kritischen Störungen, die die Kernfunktionalität der Plattform für mehrere Kunden betreffen, bemüht sich der Anbieter um eine schnellstmögliche Behebung.

15.3 Der Support umfasst die Unterstützung bei technischen Problemen mit der Plattform, Hilfestellung bei der Bedienung der Standardfunktionen sowie die Entgegennahme von Fehlermeldungen. Nicht vom Support umfasst sind individuelle Schulungen, die Erstellung von Gesprächsskripten oder Prompts, rechtliche Beratung zur Compliance sowie Support für Drittanbieter-Integrationen über die dokumentierte API hinaus.

15.4 Bei gemeldeten Störungen wird der Anbieter diese nach ihrer Kritikalität priorisieren und bearbeiten. Kritische Störungen, die die Nutzung der Plattform erheblich beeinträchtigen, werden vorrangig behandelt. Der Anbieter informiert den Kunden über den Status der Störungsbearbeitung, soweit dies im Einzelfall angemessen ist.

15.5 Der Anbieter gewährleistet, dass die Plattform im Wesentlichen gemäß der Leistungsbeschreibung in § 2 funktioniert. Bei Mängeln wird der Anbieter nach eigenem Ermessen nachbessern oder die betroffene Funktion neu bereitstellen. Der Kunde hat keinen Anspruch auf die Implementierung bestimmter Funktionen oder Features, die nicht ausdrücklich vereinbart wurden.

§ 16 Schlussbestimmungen

16.1 Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Textformerfordernisses selbst. Nebenabreden bestehen nicht.

16.2 Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Änderungen werden dem Kunden per E-Mail an die im Account hinterlegte E-Mail-Adresse mitgeteilt. Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform widerspricht. Der Anbieter wird auf diese Folge im Rahmen der Änderungsmitteilung besonders hinweisen. Bei Widerspruch steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zu.

16.3 Die Abtretung von Ansprüchen aus diesem Vertragsverhältnis durch den Kunden bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters. Der Anbieter ist berechtigt, seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf ein verbundenes Unternehmen zu übertragen.

16.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame oder undurchführbare Bestimmung durch eine wirksame und durchführbare Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für Regelungslücken.

16.5 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Verbrauchern gegenüber gilt diese Rechtswahl nur insoweit, als nicht der gewährte Schutz durch zwingende Bestimmungen des Rechts des Staates, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, entzogen wird.

16.6 Erfüllungsort für alle Leistungen aus diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters in Heidelberg.

16.7 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Heidelberg, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat. Der Anbieter ist jedoch berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

16.8 Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung bereit, die unter https://ec.europa.eu/consumers/odr zu finden ist. Der Anbieter ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

16.9 Stand dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen: Oktober 2025

16.10 Kontakt:

PL Core GmbH
Römerstraße 102
69115 Heidelberg
E-Mail: support@hotreach.ai
Handelsregister: Amtsgericht Mannheim, HRB 755445